Google Forms: Enviar Emails Automáticos

Automação é uma forma muito prática para aumentar a velocidade do seu negócio, e para já usa o Google Forms, sabe que a solução de resposta automática própria do Google Forms, por vezes, na minhas perspetiva, é insuficiente, por isso, nesta aula partilho consigo como enviar emails automáticos no Google Forms usando uma aplicação gratuita do marketplace da Google.

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Gerir respostas de forma manual pode ser um verdadeiro desafio quer em termos de complexidade, quer para a produtividade do seu negócio.

Por isso, automatizar o envio de emails logo após a submissão de um formulário permite-nos não só poupar tempo, mas também flexibilizar alguns processos.

Tal como, entregar e-books, confirmações de inscrição ou agradecimentos de forma imediata ao seu cliente ou parceiro.

1. Configure os campos de email no formulário

Antes de ativar qualquer automação, é fundamental que garanta que o seu formulário está preparado para capturar o email do utilizador.

1. Aceda ao seu formulário no Google Forms.
2. Certifique-se de que criou um campo de pergunta normal do tipo “Resposta curta” dedicado à recolha do email (ex: “Insira o seu e-mail”).

Nota importante: Embora o Google Forms tenha uma opção nativa nas definições para recolher emails automaticamente (exigindo que o utilizador faça login no Gmail), criar um campo de resposta manual comum torna o processo muito mais simples e acessível para qualquer utilizador responder, independentemente do fornecedor de email que utilize.

2. Instale o suplemento Form Notifications

Para criar o fluxo de envio automático de emails, precisará de recorrer à loja de extensões oficiais do ecossistema Google.

1. No canto superior direito do seu formulário, clique nos três pontinhos e selecione a opção Obter suplementos.
2. Na barra de pesquisa do Marketplace que se abre, digite “Form Notifications”.
3. Selecione o suplemento oficial desenvolvido pela própria Google e clique em Instalar, aceitando as permissões necessárias.

3. Ative e configure as notificações de resposta

1. No topo do ecrã do formulário, clique no ícone do puzzle (Suplementos) e selecione Form Notifications > Open.
2. Na caixa de configurações que surge no canto inferior direito, ative a opção Notify on form responses.
3. Defina a frequência com que deseja ser notificado no seu próprio e-mail administrativo.

Recomendação: Se o formulário for destinado à recolha de pedidos de orçamento ou informações de clientes, configure para receber um aviso a cada 1 submissão.

Assim, caso seja para a entrega massiva de um e-book gratuito, pode configurar para ser avisado de 10 em 10 respostas, evitando saturar a sua caixa de entrada.

4. Configure o envio do email automático para o cliente

1. Na mesma janela do suplemento, ative a opção Thank you email.
2. No campo de seleção, indique à ferramenta qual é o campo do formulário correspondente ao email do utilizador (selecione a opção “by form field” e escolha a pergunta do email que configurou no Passo 1).
3. Pode também adicionar o seu próprio email ou o da sua equipa no campo de cópia, garantindo que recebe o histórico exato do que foi enviado para facilitar o posterior acompanhamento (follow-up).

5. Escreva o assunto e o corpo do email

1. No campo Subject, defina o assunto que o cliente verá na caixa de entrada (ex: “Obrigada pela sua inscrição no evento” ou “Aqui tem o seu e-book de oferta”).
2. No campo de texto principal, redija a sua mensagem de agradecimento ou introdução corporativa de forma clara.

Recomendação: Caso precise de entregar um ficheiro ou uma apresentação através deste email automático, adicione o link direto (URL). Se o link do seu ficheiro ou do Canva for demasiado longo, utilize encurtadores de links como o switchy para tornar o visual do email muito mais elegante e limpo.

6. Guarde e teste o fluxo de automação

1. Clique em Save configurations para aplicar as parametrizações.
   • Uma mensagem de sucesso confirmará que o fluxo está ativo.
2. Utilize o botão de pré-visualização do formulário (ícone do olho) para simular uma resposta real, introduzindo um email de teste seu.
3. Aceda à caixa de entrada desse e-mail de teste para verificar se o recebimento ocorreu de forma imediata, assim como verificar se tem erros no texto.

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Espero que tenha gostado desta aula.

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Dia Feliz!

Isa Mestrinho